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外贸业务开发信问题小结

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核心提示:外贸开发信
身处欧洲,经常有机会接收到国内业务员给我的开发信。关于开发信应该怎么写的帖子很多了,敝人就不班门弄斧了。我想从反面来分析总结一下,国内业务员开发信中存在的一些比较常见的问题,希望对大家有所启发。(英文表达、修辞等不在此讨论范围之内。)  
  从我平时收到的开发信来看,发现存在如下一些常见的,个人觉得不是十分妥当的现象(排名不分先后):
  1. 开发信内容过长。
  有的开发信真的可以长达几百字的,面对这种开发信,我会毫不犹豫delete掉。你轻松的一下“Ctrl + c”,再一下"Ctrl + v",而我读得那个是上气不接下气。
  点评:有些时候,长度跟对方的愉悦度是成反比的。(关于开发信长度的原则,窃以为:能简则简,点到即止。)
  2. 段落之间不离行。
  这种开发信也是看的人头昏眼花,如果再配合第一点,绝对能让读的人提早几年去配老花眼镜(卖老花眼镜的行家们可以借鉴此法)。
  点评:分段跟分手一样,该分时就得分,千万别含糊,藕断丝连只会害了自己,苦了别人。
  3. 内容带中文。
  带中文内容的情况有两种:一种是邮件内容本身带中文的,另一种是附件中带中文的。前者出现的还是比较少的,出现的比较多的是后者。有些同志给发过来的附件,比如产品介绍、报价单等,里面的部分内容带有中文。别人我不清楚,反正我的想法是,这样的文档显得不专业。
  点评:把中文部分修改一下再发,不至于花掉你九牛二虎之力吧?要是真至于,平时请多准备几箱红牛堆在办公室,顺道也为国家的GDP尽点绵力。
  4. 附件做得不专业。
  
有的PDF文档的页眉或者页脚中出现了诸如“此文档由PDF Creator试用版打印”这样的信息。
  点评:同志们,如果你始终坚持抵制正版软件的话,何不彻底一点,下个绿色破解版的呢?(罪过啊,又在变相鼓励使用盗版软件了。)
  5. 邮件发送时间问题。
  那些奋战在周末的同志们辛苦了,但是,我建议你们别再在星期六日发开发信了,不是说完全没有机会,但是能得到回应的几率太低了。那些真的相信”皇天会不负有心人“的好同志,可以坚持继续发。
  点评:勤奋没错,但是精力需用在对的地方。
  6. 邮件发送频率问题。
  那些两三天一封,甚至一天一封,一天不止一封开发信的,收到过几次之后,我一般立马拉黑,无他,太烦了。
  点评:那些痴男怨女们要明白一个道理:如果你的另一半需要你,你不缠他,他也会来逗你;如果他不鸟你,一定是因为他此刻不需要你。
  7. 附带图片问题。
  有些前辈认为开发信一般最好不要带图片,因为图片会增加被列为spam的几率,这个说法或许有道理。但是,我认为,就算是被系统列为spam了,只要不是收信者主动拉黑的,一般还是能看到你的邮件的。而且,如果用企业邮箱发送的话,应该能减低被列为spam的几率。我个人的习惯是,看开发信第一时间先找图片看,其次找网址。因为说实在的,其实大家都清楚,广大外贸同胞们的开发信的情况是:如有巧合,基本雷同。天天看着千篇一律的开发信,很难让人会有激情去深究当中的内容。但是图片比文字直观,更能快速地抓住读者的眼球。突出重点是十分关键的,这跟咱们满大街的ppmm支持环保,尽量节省衣物布料的做法是一个道理。但要注意图片不要过大,挑一两张最有把握的,直接以插入(而非附件)的方式放在邮件末尾,保证阅读者一打开邮件就能第一时间抢占他的眼球。
  点评:砖家一项研究结果表明:99%以上的正常成年男子,如果从正面看女性的话,第一时间会先扫描其胸部。注:该研究结果与本贴无关。
  8. 人称有问题。
  这个问题通常有两种情况。其一,人称不规范;其二,给对方乱起名。先解释第一种情况,如我的名字为“张三”,我收到的邮件,称呼不是“Mr。 张”,而是“Mr。 三” (自己检讨一下有否出现过此种情况)。情况二,明明不知道我的名字是“张三”,在邮件里不称呼“Dear Sirs/Dear Sir or Madam/To whom it may concern/etc”,硬要写成“Dear 李四”。这种情况,我觉得要么就是糊涂虫,搞错对象,要么就是无赖,浑水摸鱼,无论是前者还是后者,总之我觉得就是不尊重收信人。
  点评:商业信函的基本文书规范还是应该掌握好的。 
 
关键词: 外贸开发信

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